香港公司更换地址需要准备的文件和资料主要包括以下几项：

1.商业登记证及注册证书：提供公司最新的商业登记证及注册证书的复印件，以证明公司的合法注册和经营。

2.公司章程：提交公司章程的原件或复印件，以确认公司的基本信息和运营规则。

3.成立公司时的全套文件：包括公司成立时的表格D1（公司注册成立表格）、D3（董事/秘书及注册办事处地址及法定文件提交表格的通知书）、R1（公司注册处处长备存文件的摘录）等文件。这些文件证明了公司的合法性和成立过程。

4.董事及股东的身份证明：提供公司董事和股东的身份证或护照复印件，以确认其身份和资格。

5.公司大事记录册：提交更新后的公司大事记录册，该记录册记录了公司的重要事件和变更情况，包括地址变更。

7.公司地址变更的法定文件：由公司董事或股东签署的确认公司地址变更的法定文件，该文件需要明确说明变更的原因、新的地址以及变更的日期等信息。常见的表格是NR1（更改公司名称或注册办事处地址通知书）。

8.新地址的证明文件：提供新地址的租约、产权证明或其他相关文件，以证明新地址的合法性和有效性。

其他相关文件：根据具体情况，可能还需要提供其他相关文件，如公司改股、增资、改名等文件（如未曾有过则无需提供）。

在准备这些文件和资料时，需要注意以下几点：

确保所有文件的真实性和准确性，避免提供虚假信息。

仔细核对文件是否齐全，避免遗漏重要文件。

遵循香港公司注册处的相关规定和要求，确保文件的格式和内容符合要求。

此外，如果公司选择委托第三方机构代办地址变更事宜，还需要提供公司综合业务委托书等文件，并确保所有资料齐全且符合要求，以避免申请被拒。