申请香港BUD专项补贴计划需要准备以下材料：

申请表格：已填写并签署的BUD专项基金申请表格，表格应连同软件副本（如MS Word格式）一同提交。

申请表格中需详细列明申请公司的资料以及建议项目的内容，包括目的、推行方法、时间表、财政预算、预期成果，以及对企业和香港经济的预期效益等。

企业注册与运营文件：商业登记证（BR）副本，用于证明企业的合法商业身份。

公司注册证书（CI），证明企业的合法注册。

周年申报表（如NAR1等），用于展示企业的最新注册信息和股东结构。

股权结构证明：显示持有公司30%或以上拥有权的负责人/股东个人资料的文件证明，如商业登记署表格1(a)、公司注册处周年申报表（表格AR1）等，用于证明企业的股权结构。

企业负责人身份证明：负责人卡片或身份证明文件，用于证明企业负责人的身份。

财务报告与审计文件：年度审计报告，包括资产负债表、损益表等，用于评估企业的财务状况和资助能力。

最新已审计的账目、财务报告、银行月结单、利得税报税表及税务局发出的税务评估，用于进一步证明企业的财务状况和税务合规性。

香港实质业务运作证明：企业在香港拥有实质业务的文件副本，如办公室租赁合同、环境照片、办公楼水牌、每月水电费缴交单据等，用于证明企业在香港有实质性的业务运作。

如果企业有两个或以上香港员工购买强积金，需提供供款记录，作为企业在香港实质业务运作的额外证明。

内地业务单位相关文件：如果申请涉及内地业务单位，需要提供内地营业执照以证明业务单位的合法性。

企业关系证明文件副本，如与内地业务单位的投资关系证明文件副本，用于证明企业与内地业务单位的关联关系。

项目计划书与宣传材料：详细的项目计划书，明确项目目标、实施计划及预算分配，包括目标市场分析、具体的营销策略、产品或服务的升级计划以及预期的成效和时间表等。

介绍申请企业业务、产品或服务的宣传单张或印刷品，用于展示企业的品牌形象和产品特点。

代理品牌或自家品牌相关文件（如适用）：如果申请涉及代理品牌，需要提供代理品牌的授权书或代理合约副本，以证明企业有权使用该品牌。

如果申请涉及自家品牌，需要提供商标注册申请前搜查并确定注册可行的证明文件或香港商标注册证书。