香港境外投资备案所需的文件及其要求如下：

一、主要文件

1.《境外投资备案表》

要求：加盖申请企业印章，确保信息的真实性和完整性。

2.营业执照副本复印件

要求：清晰、完整，并加盖企业公章以确认其真实性。

对外投资设立企业或并购相关章程（或合同、协议）

要求：明确投资金额、投资目的地、投资方式等关键信息，并加盖企业公章。

3.相关董事会决议或内部决议

要求：决议中应明确同意进行境外投资，并包含投资金额、投资目的地、投资方式等详细信息。决议需由董事会成员或相关负责人签字，并加盖企业公章。

4.境外投资真实性承诺书

要求：企业需签署并提交境外投资真实性承诺书，承诺所提供的所有材料真实、完整、合规。

5.财务与审计报告

包括近一年的财务审计报告、投资资金来源和使用计划，以及预期的收益预测。

要求：审计报告应由独立的第三方会计事务所出具，确保财务信息的真实性和准确性。资金来源和使用计划需详细列明，并加盖企业公章。

6.境外公司章程（如适用）

要求：明确拟设立境外企业的章程，包括企业的组织结构、经营范围和运营方式等。

7.股权架构图

包括追溯至终实际控制人的投资主体股权架构图，以及境外投资企业的股权架构图。

要求：清晰展示企业的股权结构和实际控制人情况，确保信息的真实性和准确性。

前期工作落实情况说明

包括尽职调查、可行性报告等前期工作的落实情况说明。

要求：详细阐述前期工作的内容和结果，确保项目的可行性和真实性。

二、其他可能需要的文件

投资计划书或项目可行性研究报告

详细阐述投资项目的目标、规模、方式、地点、内容等，包括市场前景、技术可行性、经济收益等方面的分析。

投资合同或协议

与投资项目相关的合同、协议等法律文件，如投资协议、股权转让协议等。

资金来源证明

如银行存款证明、贷款意向协议等，用于证明投资资金来源的合法性和真实性。

其他相关文件

根据具体情况，可能还需要提供其他相关材料，如企业决策文件、汇款凭证、投资环境分析评价报告等。

三、文件要求

真实性：所有提交的文件必须真实可靠，任何虚假信息都可能导致申请被拒绝或面临法律后果。

完整性：确保所有必要的文件都已齐全，并符合相关法规和政策的要求。

合规性：所有文件需符合相关法规和政策的要求，包括格式、内容、签署等方面的规定。

时效性：部分文件可能具有时效性要求，如审计报告需在规定时间内出具，并加盖有效的会计师事务所印章。